Wist u dat de administrator maandelijks een e-mail ontvangt als er dossiers zijn toegevoegd aan het retentieoverzicht?
Sinds 2022 krijgen polis- en schadedossiers in e-ABS een retentiedatum als ze gesloten/beëindigd/inactief worden.
Waarom een retentiedatum?
Vanuit de AVG wetgeving mogen gegevens niet onbeperkt worden bewaard in databases van systemen. Om de VNAB leden in staat te stellen te voldoen aan deze wetgeving krijgen de gegevens in VNAB systemen een retentiedatum, zodat de gegevens na die datum verwijderd kunnen worden.
Het is nadrukkelijk de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (de leden) om aan de verplichtingen uit deze wetgeving te voldoen. In lijn met de in de Verwerkersovereenkomst vastgelegde taakverdeling, moeten de leden en partners als verwerkingsverantwoordelijke zelf beoordelen of de data bij het bereiken van de retentiedatum wel of niet voor hen in de VNAB systemen beschikbaar blijft.
De VNAB is geen eigenaar van de data.
Werkwijze
Op deze pagina vindt u meer informatie over de retentiedatum in e-ABS. Dagelijks worden dossiers die de retentiedatum bereiken toegevoegd aan het Retentienoverzicht polisdossiers of Retentieoverzicht schadedossiers. Daarnaast wordt aan het begin van de maand vanuit e-ABS een e-mail gestuurd naar de gebruiker met de rol ‘administrator’ wanneer er in de maand ervoor dossiers de retentiedatum hebben bereikt en in de genoemde overzichten zijn geplaatst. Vanuit deze overzichten kan de administrator de dossiers daadwerkelijk uit e-ABS verwijderen voor de eigen organisatie. U kunt per pagina alle dossiers op die pagina (maximaal 40 dossiers) in één keer verwijderen.
Tip:
Kijk maandelijks in deze overzichten en verwijder de dossiers die verwijderd kunnen worden. Zo voorkomt u dat de aantallen oplopen en het meer tijd kost om de dossiers te verwijderen.