Sinds release 7.12 is een nieuw veld beschikbaar bij de actie ‘Reageren’, waarmee onnodige taken worden voorkomen.
Wat was de werking zonder aanpassing?
Bij ‘reageren’ kan gekozen worden of er actie nodig is naar aanleiding van die reactie. Verder worden ook de ontvangers van de reactie gekozen. De ontvangers ontvangen een melding (als er ingesteld is dat er géén actie nodig is) of een taak (als er is ingesteld dat er wél actie nodig is). Alleen geselecteerde ontvangers hebben toegang tot de verzonden reactie.
Wat was het probleem?
Meestal was de gevraagde actie slechts bedoeld voor één betrokkene.
Bijvoorbeeld wanneer een verzekeraar via reageren een toelichting vraagt aan de makelaar. Om de andere verzekeraars te laten zien dat deze reactie is verzonden, werden ook die verzekeraars geselecteerd als ontvanger (anders kunnen zij de reactie niet zien). Gevolg was dat ook die verzekeraars een taak krijgen, terwijl in dit geval alleen van de makelaar een actie wordt verwacht.
Zowel verzekeraars als makelaars ontvingen door deze werking onnodig taken, omdat niet van hen, maar van een andere betrokken partij een actie werd verwacht.
Wat is er aangepast?
Als in de reactie wordt gekozen ‘Actie vereist’ ‘Ja’, verschijnt er een nieuw gedeelte ‘Door’. Hier moet worden aangegeven door wie de actie moet worden uitgevoerd. Alle betrokken partijen worden getoond en er moet minimaal één betrokkene worden gekozen..png)
Gevolg is dat alleen de betrokkene die is gekozen onder ‘door’ een taak ontvangt. De overige betrokkenen (geselecteerd bij ‘Ontvangers’) ontvangen een melding. Bij goed gebruik van deze functionaliteit zullen partijen alleen nog taken ontvangen als zij ook echt een actie moeten uitvoeren. In alle andere gevallen ontvangen zij een melding.