Voordat een polis op de coassurantiemarkt tot stand komt, doorlopen klanten verschillende stappen. Sommige zijn goed zichtbaar, maar andere niet. Over deze minder zichtbare zaken en de rol van de VNAB praten we met Renate Krabbendam, Teammanager Beursadministratie bij Howden, en Tineke Esveld, IT Support & Change Specialist bij de VNAB.
“Niet alles wat we doen voor de klant is zichtbaar”
De zichtbare en onzichtbare stappen voor de klant
“Alles wat we doen, doen we met de klant in gedachten”, zegt Renate aan het begin van het interview. “Elke onderneming wil zich zoveel mogelijk met zijn corebusiness bezighouden en zo min mogelijk met administratieve rompslomp. Daardoor proberen we onze klanten hierbij te ontzorgen door onze processen zoveel mogelijk te optimaliseren. Op die manier kunnen we onnodig dubbel werk voorkomen en ontzorgen we hen bij het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals bijvoorbeeld de sanctiecontrole.”
Na 37 jaar in ondersteunende functies te hebben gewerkt, is Tineke Esveld sinds 2022 bij de VNAB actief voor het IT-platform. De 12 medewerkers van deze VNAB-afdeling optimaliseren de IT-systemen binnen het coassurantieproces, zoals e-ABS, iDOS, Copolis, MIS en het Sanctieplatform. Tineke en Manager IT & Change Christy van Buren zijn de aanspreekpunten voor leden die gebruikmaken van het Sanctieplatform. “Hiermee ontzorgen we de leden en verbeteren we de communicatie en data-uitwisseling.”
Werkwijze
Hoe gaan jullie te werk? Renate: “Zodra we een verzekerings- aanvraag van een (nieuwe) klant binnen krijgen, overleggen we met vertegenwoordigers uit alle geledingen – broking, accountteam, claims & polisbeheer – hoe we de klant het beste kunnen ondersteunen en hoe een en ander het best geprioriteerd kan worden. Om de administratieve last voor onze klanten laag te houden, ondersteunen we hen zoveel mogelijk. Bijvoorbeeld bij het voldoen aan de wettelijke verplichtingen in het kader van de Sanctiewetgeving en het opvragen van de verplichte UBO-verklaring.” Zij vervolgt: “Het vele werk dat wij ‘achter de schermen’ verrichten is lang niet altijd bekend bij verzekerden. Het is belangrijk dat wij dit beter communiceren. Het acceptatieproces op de coassurantiemarkt duurt vaak langer dan een particuliere polis, doordat er meerdere partijen bij betrokken zijn. Initiatieven zoals Contract Zekerheid, waarbij 95% van de januari-renewals per 1 april moet zijn afgerond, helpen om het vertrouwen van de klant te winnen.”
Sanctieplatform
Tineke vult aan: “Om onze verzekeraars- en makelaarsleden hierbij te helpen, kunnen zij via ons Sanctieplatform snel achterhalen of zij zaken mogen doen met een bepaalde klant. Dat deze – of personen achter deze organisatie niet gelinkt zijn aan georganiseerde criminaliteit, terrorisme of op één van de lijsten van verboden personen, producten (bijv. wapens) of landen staan omdat tegen hen een sanctie is opgelegd.” Voor dit sanctieonderzoek bij zowel de polisacceptatie als bij een claim – met onder andere als resultaat de zogeheten UBO (ultimate beneficial owner) – wordt volgens haar een beroep gedaan op tal van openbare bronnen, zoals Graydon (KvK gegevens) en Dun & Bradstreet, en diverse verordeningen uit Europa, de VS en de UK. “Dit onderzoek kost veel tijd, geld en personeel. Daarom heeft de VNAB het Sanctieplatform in het leven geroepen.”
Behalve makelaars- en verzekeraarsleden van de VNAB kunnen ook andere verzekeraars en volmachtbedrijven uit binnen- en buitenland van het Sanctieplatform gebruik maken.”
Systemen aan elkaar koppelen
Renate is tevreden met de ondersteuning die de VNAB biedt aan makelaars en verzekeraars. “Met e-ABS, iDOSplatform, Co-polis, MIS en het Sanctieplatform kunnen wij onze administratieve processen optimaliseren en zo de lasten voor onze klanten verminderen. Hierdoor kunnen wij meer tijd besteden aan onze service aan de klant.” Toch heeft zij nog enkele wensen. “Deze systemen zijn nog niet volledig geïntegreerd, wat betekent dat je momenteel voor elk systeem afzonderlijk moet inloggen. Bij Howden zouden we het fijn vinden als deze systemen beter gekoppeld kunnen worden. Daarnaast pleit ik ervoor dat provinciale verzekeraars en volmachtbedrijven ook gebruik maken van het Sanctieplatform. Vaak verlangen zij van onze klanten een extra check, terwijl deze voor het zakelijke bedrijf al gedaan is. Dit zorgt voor onnodige extra administratie en is moeilijk uit te leggen aan onze klanten.”