Het scherm ‘Herhalen verlopen onderzoeken’ in het Sanctieplatform is een hulpmiddel om te zoeken naar verlopen onderzoeken waarvoor nog géén nieuw onderzoek is uitgevoerd. De onderzoeken uit het zoekresultaat kunt u exporteren en daarna de KvK/DUNS nummers gebruiken om een importbestand te maken waarmee nieuwe onderzoeken gestart kunnen worden.
Zoekfilters
In het bovenste deel van het scherm vult u zoekfilters in. Standaard staat de datumfilter gevuld met een periode van een jaar. Worden er geen andere zoekfilters ingevuld, dan wordt gezocht naar alle onderzoeken die verlopen zijn in het afgelopen jaar waarvoor géén nieuw onderzoek is gestart wat voldoet aan alle zoekcriteria die staan aangevinkt.
Praktijkvoorbeeld:
Bent u alleen verantwoordelijk voor het actueel houden van de relatie-onderzoeken? Vul dan bij de zoekfilters aanleiding ‘Relatie’ in.
Zoekcriteria
Onder de zoekfilters staan een aantal zoekcriteria vermeld. Deze criteria bepalen op basis van welke eigenschappen van een onderzoek een match moet worden gemaakt tussen het verlopen onderzoek en een eventueel nieuw, geldig onderzoek.
Standaard staat de checkbox ‘Alle criteria’ aangevinkt. Dit betekent dat een nieuw onderzoek op alle genoemde (aangevinkte) eigenschappen exact gelijk moet zijn aan het verlopen onderzoek om te voorkomen dat het verlopen in het zoekresultaat komt.
Praktijkvoorbeeld:
Komt de onderzoeksgroep van het nieuwe onderzoek niet exact overeen met die van het verlopen onderzoek, dan komt het verlopen onderzoek dus wél in het zoekresultaat. Vinkt u ‘onderzoeksgroep’ uit, dan komt het verlopen onderzoek níet in het zoekresultaat (als alle andere -aangevinkte- onderdelen wél exact gelijk zijn).
Advies voor optimaal gebruik ‘Herhalen verlopen onderzoeken’
Het meest praktische middel om onderzoeken goed herkenbaar te maken, is door gebruik te maken van het veld 'kenmerk'. Dit is een vrij tekstveld dat op elk moment gevuld en aangepast kan worden. Ook als verzekeraar kunt u een intern kenmerk toevoegen op een onderzoek dat u van de makelaar gedeeld krijgt. Als u hier bijvoorbeeld het polisnummer invult, kunt u via de zoekfilters op het onderzoeken scherm eenvoudig zien van wanneer het meest recente onderzoek is en bepalen of een nieuw onderzoek nodig is wanneer u melding krijgt van een verlopen onderzoek.
Door met name het gebruik van het kenmerk, kan het Sanctiepl@tform beter uitsluiten of daadwerkelijk voor die betreffende polis een nieuw onderzoek nodig is. Vink dan in dit scherm bij de zoekcriteria (in ieder geval) de criteria 'Kenmerk' en 'Aanleiding' aan.
Functioneel Beheer van de VNAB adviseert u om goed gebruik te maken van de mogelijkheden van het Management Informatie Systeem (MIS). Hier kunt u instellen dat u periodiek een overzicht ontvangt van onderzoeken die verlopen zijn of juist gaan verlopen in een bepaalde periode.
Let op! Het is van zeer groot belang dat u dit proces goed borgt binnen uw organisatie. Onderzoeken die meer dan een week geleden verlopen zijn, worden namelijk niet meer meegenomen in de Sanctielijst monitoring. Dus bent u niet tijdig met het herhalen van een onderzoek, dan loopt u extra risico.
Zie ook de betreffende pagina op help.vnab.nl.