Coöperatieve Vereniging Nederlandse Assurantie Beurs U.A.

Templateboekingen in e-ABS: uitzondering of regel?

Bij de introductie van module Clearing in e-ABS eind 2010 bleken aparte afspraken noodzakelijk voor het afhandelen van boekingen behorend bij (veelal oude) polisdossiers die niet in e-ABS waren geregistreerd. Voor deze uitzonderingen is door gebruikersoverleg Clearing een uitbreiding op het e-ABS protocol afgesproken die de aanlevering van boekingen buiten e-ABS om beschrijft. De verwachting was dat het aantal templateboekingen in de loop van de tijd zou afnemen tot enkele uitzonderingen per jaar. In 2019 is echter nog steeds meer dan 15% van de boekingen een templateboeking en neemt het aantal templateboekingen op polisniveau zelfs toe.

Geschiedenis van de templateboekingen

Bij de introductie van module Clearing in e-ABS eind 2010 bleken aparte afspraken noodzakelijk voor het afhandelen van boekingen behorend bij dossiers die niet in e-ABS waren geregistreerd. Dit waren met name oude polisdossiers van vóór 2008 die niet gemigreerd werden naar e-ABS Placement en speciale polisdossiers die niet in e-ABS werden geregistreerd. Voor deze uitzonderingen is door gebruikersoverleg Clearing een uitbreiding op het e-ABS protocol afgesproken die de aanlevering van boekingen buiten e-ABS om beschrijft.

Een makelaar kan in e-ABS alleen boekingen invoeren bij polisversies en schaderekeningen indien deze geaccordeerd zijn. Door technische (opstart)problemen in e-ABS Placement en e-ABS Claims konden verzekeraars in 2011 niet altijd tijdig accorderen. Daarom mochten makelaars tijdelijk ook boekingen van polisdossiers en schadedossiers die wel in e-ABS waren geregistreerd, maar waarop (nog) niet geboekt kon worden, buiten e-ABS om aanleveren. Deze aanlevering werd gedaan in de vorm van een Excel bestand dat per e-mail werd verzonden naar de verzekeraars. Om de verwerking van de boekingen door verzekeraars te vergemakkelijken, definieerde gebruikersoverleg Clearing een Excel template die door makelaars diende te worden gebruikt voor de aanlevering van de boekingen. Deze boekingen werden al snel kortweg ‘templateboekingen’ genoemd.

Doordat verschillende makelaars aangaven door technische issues in de eigen backoffice meer tijd nodig te hebben voor het aanmaken van het Excel bestand, werd het aanleverwindow tijdelijk vergroot van drie werkdagen naar vijftien kalenderdagen na afloop van een kwartaal.

Zowel voor makelaars als voor verzekeraars leverde deze aanlevering via e-mail veel extra werk op. Bovendien was er geen totaaloverzicht van alle boekingen tussen makelaars en verzekeraars. In 2015 is e-ABS daarom uitgebreid met een mogelijkheid om ook de templateboekingen te verwerken in e-ABS. Makelaars kunnen sindsdien het Excel bestand uploaden in het Voorportaal van e-ABS. Het Voorportaal voert diverse controles uit en biedt vervolgens de mogelijkheid om de templateboekingen te verwerken in e-ABS. Verzekeraars kunnen de templateboekingen downloaden uit e-ABS en verwerken in de eigen backoffice. In e-ABS zijn de reguliere en de templateboekingen waar mogelijk bij elkaar in de desbetreffende dossiers te vinden. In totalenlijst boekingen zijn de overall gegevens tussen makelaar(s) en verzekeraar(s) terug te vinden. Sinds december 2018 zijn ook via het Management Informatie Systeem van de VNAB gecombineerde overzichten te maken van templateboekingen en reguliere boekingen.

Huidige status

Ondanks het feit dat het aantal openstaande oude polisdossiers (van vóór 2008) intussen afgenomen zou moeten zijn en de technische problemen in e-ABS m.b.t. het accorderingsproces enige jaren geleden zijn opgelost, neemt het aantal templateboekingen niet af. In 2019 vertoonde het aantal op polisdossiers zelfs een stijgende lijn van ongeveer 12% tot 14% van het totaal aantal polisboekingen per kwartaal. Het aandeel templateboekingen op schadedossiers is redelijk stabiel gebleven, maar zelfs nog hoger: ongeveer 18%.

Ondanks diverse verzoeken van verzekeraars om het aanleverwindow voor templateboekigen te verkleinen, vanwege de kwartaalafsluiting, is dit nog steeds vijftien kalenderdagen na afloop van het kwartaal. Van de makelaars die templateboekingen aanleveren zijn in 2019 slechts twee makelaars in staat gebleken om de templateboekingen structureel binnen drie werkdagen na afloop van het kwartaal aan te leveren. De problemen met het aanleveren van templateboekingen vanuit backofficesystemen zijn intussen veelal verholpen, dus wellicht kan in 2020 het aanleverwindow worden verkleind. Daarnaast zal vanuit gebruikersoverleg Clearing de aandacht worden gericht op mogelijkheden om de templateboekingen beter te kunnen koppelen aan dossiers in e-ABS en het aantal templateboekingen per kwartaal te verkleinen.

Publicatie datum: 3 februari 2020
Meer nieuws