Vereniging Nederlandse Assurantie Beurs

Model UBO-formulier

Schade- en levensverzekeraars hebben vanuit de Wwft en de Sanctiewet verplichtingen om de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) van hun relaties te kennen. Bij het onderzoek naar wie de UBO’s zijn, kan een formulier van pas komen. De VNAB, het Verbond van Verzekeraars, Adfiz en de NVGA adviseren hun leden hierbij hun model UBO-formulier te hanteren.

Verzekeraars kunnen het opsporen van UBO’s deels automatiseren, door data in te kopen bij een leverancier, al dan niet via het Sanctiepl@tform van de VNAB of Stichting CIS. Veel van die bronnen zijn niet volledig: er zal altijd een deel van de UBO’s op andere wijze opgespoord moeten worden. Daarbij kan het een goede stap zijn om relaties zelf te vragen van wie hun UBO’s zijn. Een UBO-formulier is daar behulpzaam bij. Verschillende formulieren van verschillende verzekeraars/intermediairs kunnen leiden tot onbegrip bij klanten: de ene partij vraagt om meer of minder informatie dan de ander. Daarom is een modelformulier ontwikkeld. Het model UBO- formulier kunt u gemakkelijk in uw eigen bedrijfsvoering opnemen. Voor gebruikers van het VNAB Sanctiepl@tform geldt dat dit formulier geïntegreerd is in het systeem. De verwerking van de door de verzekeringnemer ingevulde gegevens en controle tegen de sanctielijsten vindt hierdoor volledig geautomatiseerd plaats.

Definitie UBO
De definitie van wie als UBO kwalificeert, verschilt tussen de Wwft en de Sanctiewet. In de Wwft wordt een natuurlijk persoon met een belang van meer dan 25% als UBO beschouwd, in de Sanctiewet is het percentage 50%. Maar omdat veel verzekeraars zowel schade- als levensverzekeringen aanbieden en omdat deze percentages in de toekomst mogelijk nog zullen wijzigen, bieden de verenigingen formulieren aan met percentages van 10, 25 en 50.

Hergebruik termijn
Hoewel u zelf dient te bepalen hoe regelmatig u controleert wie de UBO’s zijn van uw relaties, adviseren de verenigingen haar leden wel om een formulier dat minder dan 12 maanden geleden nog is ingevuld ten behoeve van een andere verzekering te accepteren als een geldig UBO-formulier. Hiermee wordt voorkomen dat klanten kort na elkaar hetzelfde formulier ten behoeve van verschillende verzekeringen moeten invullen. Een klant kan bijvoorbeeld het origineel opsturen en de instelling vragen daar een kopie van te maken, waarna het origineel teruggestuurd wordt. Of een instelling kan genoegen nemen met een scan. Let er daarbij wel op dat als u de in het formulier genoemde persoonsgegevens gaat verwerken, u de verantwoordelijke bent in de zin van de Wbp. Het is belangrijk dat wel te melden bij de betreffende relatie.

Uniform modelformulier
Voor het modelformulier is grotendeels het bestaande VNAB-formulier overgenomen. Hiermee wordt voorkomen dat de verschillende verenigingen een eigen model hanteren, wat nóg weer tot verwarring kan leiden. Het was wel nodig het origineel licht aan te passen, omdat het VNAB-formulier enkel voor schadeverzekeringen bedoeld was.

Publicatie datum: 5 december 2017
Meer nieuws