Coöperatieve Vereniging Nederlandse Assurantie Beurs U.A.

Implementatie iDOSpl@tform in volle gang bij Concordia de Keizer

Om de mogelijkheden te onderzoeken voor ketenintegratie met betrekking tot polis- en claimsdata in de coassurantiemarkt, is de VNAB in maart 2018 begonnen met het iDOSpl@tform (gestart onder de projectnaam ‘gestructureerde data’). Het iDOSpl@tform faciliteert een gebruiksvriendelijke en gestructureerde uitwisseling van gegevens tussen betrokken partijen.

Op dit moment helpt de VNAB haar leden met de implementatie van het iDOSpl@tform. Diverse makelaarsleden zijn inmiddels gestart met de implementatie waaronder Herenvest Corporate, SAA Verzekeringen, Meijers Assurantiën, B2B-Risks B.V. en Concordia de Keizer. Laatstgenoemde is de eerste makelaar welke al haar objecten in het iDOSpl@tform heeft geregistreerd en werkt met het nieuwe platform. Benieuwd hoe hen dit afgaat en waarom zij voor het iDOSpl@tform hebben gekozen? De VNAB sprak hierover met Joost van den Berg (Directeur Operations & Finance), Max Hollemans (Associate Business Analyst) en Axel Schreijenberg (Manager Marketing, Business IT en Digital Innovation) allen werkzaam bij Concordia de Keizer.

Wat is de aanleiding geweest om al in een vroeg stadium te gaan werken met het iDOSpl@tform?
Joost: “Op dit moment zitten we in een transformatiefase naar een digitale en uniforme manier van werken. De functionaliteiten van het iDOSpl@tform sluiten hier goed bij aan.”

Welke concrete voordelen/toegevoegde waarde biedt het iDOSpl@tform jullie?
Joost: “Op deze manier hebben we alle data met betrekking tot de objecten op één plek geregistreerd. Er is dus één waarheid.” Axel vervolgt: “Klopt. We hebben nu de mogelijkheid om op digitale wijze hierover met klanten te communiceren. Daarnaast is het mogelijk om dit systeem te koppelen aan andere systemen, zoals e-ABS en Salesforce.” Max: “En wat ook een interessant voordeel is, is de mogelijkheid om indexcijfers collectief aan te passen in het iDOSpl@tform. Dat is nu nog niet mogelijk, echter ziet het er naar uit dat deze functie in Q4 2019 wordt opgeleverd.”

Wat is voor jullie het belangrijkste resultaat van de overstap naar het iDOSpl@tform?
Max: “Wij hebben met de migratie naar het iDOSpl@tform integraal inzicht in alle objecten, de bijbehorende dekkingen en premies en dit kunnen we nu eenvoudig koppelen aan onze schadestatistieken. Ook toekomstig wordt het doorvoeren van mutaties en de indexatie vele malen makkelijker en efficiënter.” Axel knikt instemmend: “Onze verwachtingen zijn groot. Niemand weet hoe de toekomst eruit ziet, voor ons is dit ook een investering en past dit perfect in onze visie en denkwijze.”

Wat is de aanleiding geweest om dit projectmatig aan te pakken?
Max: “Het vergt relatief veel tijd om alle objecten uniform in een systeem te krijgen. Daarom hebben wij besloten dit centraal op te pakken, zonder de organisatie te veel te moeten belasten. Zodra je het als project oppakt, is het beter te sturen en te controleren.” Axel vult aan: “Echter stopt het hier niet. Dit is de eerste stap naar een verandering van onze processen en werkwijze.”

Hoe is jullie projectteam samengesteld en waarom zo?
Joost: “Voordat we met het iDOSpl@tform begonnen, hebben we berekend hoeveel tijd we kwijt zouden zijn aan het invoeren van alle objecten.” Max: “Toen wij erachter kwamen dat het ongeveer 12-14 maanden in beslag zou nemen (wanneer de gebruikers 15 minuten per dag besteden aan het invoeren van objecten in het iDOSpl@tform), hebben wij besloten om gebruik te maken van vakantiekrachten. Op deze manier kunnen de werknemers zich bezighouden met onze core business; het ontzorgen van onze klanten. Tegelijkertijd zijn er zeven vakantiekrachten zes weken fulltime bezig geweest om alle objecten in het iDOSpl@tform te krijgen. We hadden een inschatting gemaakt van vijf weken, echter ging het soms iets minder snel, omdat het vakantiekrachten blijven die relatief weinig verzekeringskennis hebben.” Max lacht en vervolgt: “Gelukkig zijn een aantal vakantiekrachten na hun vakantie nog een week teruggekomen!”

Hoe hebben jullie de implementatie in jullie backoffice aangepakt?
Max: “We hebben het project opgedeeld in “mini-projecten”. We zijn begonnen bij de Marine afdeling, met landmaterieelverzekeringen en pleziervaartuigen. Dit zijn namelijk polissen waarvan de objecten en dekkingen relatief eenvoudig te lezen zijn; alle vakantiekrachten hebben namelijk geen verzekeringskennis en zien voor het eerst een polis. Na een korte training/cursus aan de vakantiekrachten zijn we begonnen en heb ik twee dagen lang objectenlijsten gecontroleerd, om er zo zeker van te zijn dat alles correct wordt ingevoerd.”

Wat is de toegevoegde waarde voor jullie klanten?
Axel: “Wij kunnen klanten sneller helpen en gaan deze informatie digitaal delen met onze klanten.” Joost: “Op dit moment heeft het iDOSpl@tform nog geen directe toegevoegde waarde voor onze klanten. Echter zal het iDOSpl@tform in de toekomst goed aansluiten op onze nieuwe werkwijze en de digitale ontsluiting naar onze klanten.”

Hoe heeft de VNAB jullie ondersteund bij dit proces?
Max: “De ondersteuning van de VNAB was zeer prettig. Binnen drie weken hebben wij het complete project bedacht/uitgeschreven en opgestart. Dit houdt onder andere het voorbereiden van werk in, maar ook het trainen van de werknemers en vakantiekrachten. Bij dit laatste heeft de VNAB ons zeer goed geholpen. Na de training wisten onze medewerkers en vakantiekrachten wat het iDOSpl@tform inhoudt en hoe men objecten correct in moet voeren. Tijdens het project konden we altijd terecht met vragen en we kregen ook snel reactie, dit heeft ons geholpen de vaart erin te houden.”

Wat verwachten jullie van de verzekeraars die hun data voortaan gestructureerd aangeleverd krijgen via het iDOSpl@tform?
Max: “Als het goed is, heeft de verzekeraar nu eerder toegang tot de objecten en hoeven zij minder tijd te besteden aan het registreren i.c. veelal handmatig toevoegen van de objecten in hun eigen backoffice. Ik verwacht dat we samen, op termijn, efficiënter kunnen werken met elkaar. Uiteindelijk komt dit ten goede van onze klanten; zij krijgen sneller reactie op hun vragen en wijzigingen.”

Hoe zorg je ervoor het een succes wordt binnen de eigen organisatie?
Max: “Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat men gebruik blijft maken van het iDOSpl@tform. Voornamelijk omdat alle objecten door vakantiekrachten zijn ingevuld en niet door medewerkers zelf, die er uiteindelijk mee moeten werken.” Axel vult aan: “Het afronden van het project is een eerste stap. De processen van onze organisatie passen we op dit moment aan, waardoor er binnen onze organisatie altijd één waarheid is.”

Welk advies zouden jullie aan collega-makelaars willen geven?
Max: “’Just do it’. Het is misschien makkelijker gezegd dan gedaan, echter biedt het iDOSpl@tform veel functionaliteiten, die in de toekomst veel profijt leveren.” Axel vult aan: “Klopt. Daarnaast zal de markt meer transparantie en efficiency van ons vragen. Het iDOSpl@tform is daarbij een mooi hulpmiddel.”
Max: “Om nog even terug te komen op mijn punt. Voor ons was de vakantieperiode het perfecte moment, alles werd namelijk ingevoerd door vakantiekrachten. Hierdoor hebben we de organisatie en onze werknemers minimaal belast.”
Publicatie datum: 4 september 2019
Meer nieuws