Coöperatieve Vereniging Nederlandse Assurantie Beurs U.A.

e-ABS en Sanctiepl@tform | Oplevering retentie functionaliteit

Op 14 september is het protocol Retentieprincipes VNAB systemen gepubliceerd. Hierin zijn de retentieprincipes ten aanzien van de VNAB systemen en de uitoefening van de individuele AVG-rechten vastgelegd, met als doel onze leden en partners zo optimaal en volledig mogelijk te ondersteunen bij hun verplichtingen onder de AVG. December 2021 en begin 2022 worden voor het Sanctiepl@tform en e-ABS releases in productie genomen waarmee de bijbehorende functionaliteit wordt opgeleverd: onderzoeken en dossiers krijgen een retentiedatum en er kan een verwijderverzoek worden gemaakt voor een bepaald onderzoek of dossier.

In de VNAB ICT-systemen (e-ABS, Sanctiepl@tform en iDOSpl@tform) verwerkt de VNAB data voor haar leden en partners, waaronder persoonsgegevens in de zin van toepasselijke wet- en regelgeving. Deze data verwerkt de VNAB niet voor eigen doeleinden. De individuele leden en partners van de VNAB (verwerkingsverantwoordelijken) bepalen de doeleinden van de gegevensverwerking. Dit maakt de VNAB tot een verwerker voor de leden en partners, die de rol hebben van verwerkingsverantwoordelijken.

Sanctiepl@tform

De retentietermijn voor het Sanctiepl@tform is vastgesteld op vijf jaar vanaf het moment dat een onderzoek is verlopen of afgebroken. De retentiedatum wordt gevuld op het moment dat een onderzoek verloopt of wordt afgebroken. Voor een onderzoek dat de retentiedatum bereikt wordt een melding verstuurd naar alle betrokken organisaties (uitvoerder en alle partijen waar het onderzoek eventueel mee is gedeeld). Iedere betrokken organisatie moet zelf vanuit het nieuwe scherm ‘Retentie overzicht’ actie ondernemen om het onderzoek daadwerkelijk te verwijderen voor haar organisatie. December 2021 worden met release 5.5 de aanpassingen hiervoor opgeleverd. De volledige beschrijving van de nieuwe functionaliteiten kunt u vinden in de release notes en op help.vnab.nl

e-ABS

Voor e-ABS wordt begin 2022 met release 7.9 de functionaliteit opgeleverd waarmee beëindigde/gesloten dossiers een retentiedatum krijgen. De retentietermijn is voor e-ABS vastgesteld op zeven jaar vanaf moment van beëindiging/sluiting (zie toelichting hieronder). Als dossiers deze datum bereiken worden ze in e-ABS in het nieuw te ontwikkelen retentieoverzicht geplaatst (onder het tabblad ‘Beheer’) en kunnen ze worden verwijderd. Iedere bij een dossier betrokken partij moet zelf actie ondernemen om het dossier indien gewenst voor zijn organisatie te verwijderen. De volledige beschrijving van de nieuwe functionaliteiten kunt u vinden in de release notes en op help.vnab.nl.

Wanneer en hoe wordt de retentiedatum in e-ABS berekend?

Polisdossiers
1) Op het moment dat een polisdossier de status ‘Geannuleerd’, ‘Beëindigd’ of ‘Niet actief’ krijgt, wordt gecontroleerd of er lopende schadedossiers zijn. Als er geen lopende schades zijn, wordt de retentiedatum berekend en gevuld. De retentiedatum is het moment dat de status van het polisdossier is gewijzigd +7 jaar.

2) Op het moment dat een schadedossier op een polisdossier met de status ‘Geannuleerd’ of ‘Beëindigd’ of ‘Niet actief’ wordt gesloten, wordt gecontroleerd of er nog lopende schades zijn op dat polisdossier. Zo niet, dan wordt de retentiedatum van het polisdossier berekend op zeven jaar na de sluitingsdatum van het schadedossier. Zolang er een lopend schadedossier is op een polisdossier met status ‘Geannuleerd’ of ‘Beëindigd’ of ‘Niet actief’ is de retentiedatum van het polisdossier leeg. Als een gesloten schadedossier op een polisdossier wordt heropend, wordt de eventueel eerder toegekende retentiedatum leeg gemaakt.

3) Wanneer een verzekeraar niet meer betrokken is op een polisdossier, wordt voor die verzekeraar de retentiedatum berekend en ingevuld, op het moment dat de plaatsing waaruit de ‘niet meer betrokkenheid’ is ontstaan volledig is geaccordeerd.

Schadedossiers
Op het moment dat een schadedossier wordt gesloten wordt de retentiedatum voor alle betrokken organisaties berekend (sluitingsdatum + 7 jaar) en gevuld. Als een gesloten schadedossier wordt heropend, wordt de eerder toegekende retentiedatum leeg gemaakt.

Akkoord gevraagd om oude dossiers collectief te verwijderen

Omdat in e-ABS al sinds 2008 schadedossiers worden behandeld en sinds 2010 polisdossiers, is er een behoorlijk aantal dossiers die hun retentiedatum op grond van het nieuwe protocol al in de voorgaande jaren en 2021 hebben bereikt. Dat zijn polisdossiers die minimaal zeven jaar geleden zijn beëindigd of afgelopen (waarbij alle eventuele schadedossiers minimaal zeven jaar geleden zijn gesloten) en schadedossiers die minimaal zeven jaar geleden zijn gesloten. Om de impact van de oplevering van de functionaliteit voor alle organisaties te verkleinen, wil de VNAB deze dossiers vlak voor de oplevering van de functionaliteit uit e-ABS verwijderen. Het gaat in totaal om 76.905 polisdossiers met 76 betrokken organisaties en 169.362 schadedossiers met 119 betrokken organisaties. Hiervoor is goedkeuring van de betrokken organisaties nodig. Begin november hebben de administrator gebruikers van alle betrokken organisaties hierover een e-mail ontvangen met overzichten van de dossiers waarvoor hun akkoord nodig is. Een flink aantal organisaties heeft gelukkig haar akkoord al gegeven. Wij hopen de akkoorden van de overige organisaties vóór de oplevering van release 7.9 te ontvangen.

Wat betekent het als er wel of geen akkoord is van alle organisaties?
Als de VNAB van alle betrokken organisaties akkoord heeft ontvangen om deze oude dossiers collectief te verwijderen, zal bij oplevering van de release het retentieoverzicht leeg zijn en zich daarna vullen met dossiers met een retentiedatum vanaf 1 januari 2022. Als we geen akkoord hebben van alle organisaties om deze dossiers te verwijderen, moeten al die dossiers bij de oplevering bij alle betrokken organisaties in het (nieuwe) retentieoverzicht onder beheer worden geplaatst en moeten alle betrokken organisaties de dossiers vanuit die plek beoordelen en alsnog verwijderen.  


Publicatie datum: 13 december 2021
Meer nieuws